Tietoturvaseloste

1) Rekisterin nimi

Pirkanmaan Henkinen Kehitys ry:n henkilörekisteri.

2) Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan Henkinen Kehitys ry
Sumeliuksenkatu 18 A, 33100 Tampere

3) Yhteys rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteristä vastaa yhdistyksen hallitus

Sumeliuksenkatu 18 A, 33100 Tampere
Sähköposti: pmhenkinenkehitys(at)gmail.com

Verkkosivumme lomakkeet päätyvät hallituksen käsiteltäväksi.

4) Rekisterin tietosisältö

Yhdistyksen vuosi-, ainais- ja kunniajäsenten täydellinen nimi ja kotipaikka, yhteystiedot ja kurssisuoritukset. Lisäksi säilytämme omaehtoisesti päivitettävää tietoa kohdennetun viestinnän (tapahtumat, talkoot, kurssit) tueksi.

5) Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muita tietoja yhdistyksen toiminnan käytännönjärjestelyiden tarpeisiin. Tietoja käytetään laskutukseen, jäsenlehtien ja -kirjeiden ja muiden tiedotteiden toimitukseen jäsenille sekä tilaisuuksien, tapahtumien ja kurssien järjestämiseen, kyselyjen ja jäsentutkimusten tekemiseen.
 

Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja hallinnoidaan sähköisessä rekisteripalvelussa (Yhdistysavain Rekisteri) ja tallennetaan palveluntarjoajan (Yhdistysavain) palvelimille.

6) Rekisterin tietosisältö

Yhdistys hallinnoin tietoa, mikä on perusteltua yhdistyksen toiminnan tarkoituksen kannalta. Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi voidaan kerätä esimerkiksi seuraavat tiedot:

• Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)

• Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, jäsenyyden alkamisen ja päättymisen ajankohta)

• Jäsenten laskus- ja maksusuoritustiedot

• Lisätiedot (lehtitilaustiedot, taidot, aktiviteettien kiinnostus, tms.)

• Tapahtumiin tai kursseille osallistumisen tiedot.

7) Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenhakemuslomakkeelta tai jäsenen ilmoittamana. Yhdistyksen viestintä kohdennetaan jäsenen itsensä ilmoittamien yhteystietojen ja kiinnostusten mukaisesti. Jäsen hyväksyy jäsenyyttä hakiessaan tietonsa yhdistyksen hallintaan ja niiden käsittelyn sääntöjen mukaisesti. Jäsenhakemukset ja jäsenten ilmoittamat tiedot käsittelee salassapitovelvollisuuden omaava yhdistyksen hallitus.

8) Tietojen luovutus ja siirtäminen 

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta. Tietoja ei siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

9) Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee valvotussa palvelinkeskuksessa käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. Sähköinen jäsenrekisteri voidaan säilyttää myös yhdistyksen puheenjohtajan ja tai jäsenrekisterin hoitajan tietokoneella tai ulkoisella kovalevyllä käyttäjätunnuksen takana. Tietokonetta ja ulkoista kovalevyä säilytetään lukitussa tilassa. Mahdollisesti paperille tulostetut (esim. kurssikohtaiset osallistujien) tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.

Pirkanmaan Henkinen Kehitys ry ja rekisteripalvelun tarjoaja ymmärtävät tietojen sensitiivisyyden ja huolehtivat tietoturvasta parhaan kykynsä mukaan.

10) Tietojen käsittelyn kesto

Tiedot säilytetään jäsenrekisterissä jäsenyyden ajan ja sen päättymisen jälkeen 6 vuotta, jos jäsen ei erikseen toivo tietojensa poistoa rekisteristä. Olemassa olevista kurssitiedoista on etua, jos henkilö päättää liittyä uudestaan jäseneksi. Yhdistyksen jatkokursseille osallistumiseen on vaateena peruskurssien suoritus. 

Maksutiedot ja osallistujalistat säilytetään kirjanpitoaineistossa kirjanpitolain mukaisesti kuusi (6) vuotta. Osallistujalistat tapahtumista, joiden tietoja ei tarvitse säilyttää kirjanpitoa varten, hävitetään välittömästi tapahtuman jälkeen.

11) Tietojen käsittelijät

Hallituksen lisäksi rekisteriä ja sen tietoja käsittelevät henkilörekisteriohjelman ylläpidosta ja henkilötietojen säilytyksestä vastaava palveluntarjoaja (Yhdistysavain). Jos em. palveluntuottaja muuttuu, hallitus huolehtii sopimusjärjestelyillä, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

12) Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä jäsenellä on oikeus:

• Saada tietoa tietojensa käsittelystä

• Tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa.

• Korjata tai täydentää tietojaan tai pyytää hallitusta päivittämään tietoja

• Vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.

• Pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja tai rajoittaa tietojen käsittelyä.

• Siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.

• Valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Huomion arvoista: yhdistyksen on lain mukaisesti hallinnoitava jäsenistään tiettyjä tietoja . Hakiessaan jäseneksi henkilö myöntyy siihen, että yhdistys käsittelee hänen tietojaan.

13) Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti hallitukselle.

14) Tietosuojaselosteen muutokset

Tietosuojaselosteen muutokset kirjataan selosteeseen muutospäivämäärällä kirjattuna. Merkittävistä muutoksista viestitään erikseen sivustolla tai jäsentiedotteessa. Otamme mielellämme vastaan kehittävää palautetta myös tietosuojaselosteen sisällöstä kirjallisesti.